Rekisteri- ja tietosuojaseloste

1.3.2019

Sisällys

  1. Rekisterin pitäjä.
  2. Yhteyshenkilö.
  3. Rekisterin nimi
  4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus.
  5. Mitä tietoja käsittelemme.
  6. Mistä saamme tiedot
  7. Kenelle luovutamme tietoja.
  8. Miten suojaamme tiedot
  9. Miten kauan säilytämme tietoja.
  10. Oikeutesi rekisteröitynä.
  11. Muutokset

 

1.     Rekisterin pitäjä

Yritys:                      Plehat Oy

Osoite:                    Otakaari 5 a

Postinro:  02150 Espoo

y-tunnus: 2808435-7

Jäljempänä ”Yritys”

2.     Yhteyshenkilö

Mikko Vekkeli

mikko.vekkeli@plehat.com

3.     Rekisterin nimi

Asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri

4.     Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu ja/tai asiakassuhde tai sopimuksen täytäntöönpaneminen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

  • Asiakassuhteidemme hoitaminen ja laskutus
  • Toimintamme kehittäminen yhdessä yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kanssa
  • Asiakaspalvelun toteuttaminen
  • Sopimusten mukaisten tehtävien suorittaminen ja toimittaminen
  • Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden käyttäytymisen analysointi ja profilointi
  • Markkinointiviestintä: suoramarkkinointi ja tapahtumien järjestäminen
  • Mainonnan kohdentaminen verkkopalveluissa

Rekisterissä käsiteltäviä tietoja käytetään potentiaalisten asiakkaiden profilointiin ja kohdennettuihin markkinointitoimenpiteisiin sekä asiakasviestintään.

5.     Mitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

  • Rekisteröidyn henkilön perustiedot: Nimi, asiakasnumero, työnantaja/ omistukset yrityksissä, asema/ asemat yrityksessä/ yrityksissä.
  • Rekisteröidyn henkilön yhteystiedot: Sähköpostiosoite, puhelinnumerot
  • Rekisteröidyn yrityksen tiedot: Yrityksen osoitteet ja yleiset yhteystiedot, yrityksen asiakkuuden hoitamisen ja/ tai myynnin kannalta oleellisten henkilöiden yhteystiedot tiedot yllä mainitussa laajuudessa, yrityksen toimintaa kuvaavat oleelliset tiedot kuten julkisesti saatavilla olevat talousluvut ja rekisteritiedot.
  • Asiakkuuksia ja sopimuksia koskevat tiedot, voimassa olevat ja historiatiedot.
  • Asiakkuuksiin ja myyntiin liittyvä viestintä
  • Tapahtumiin osallistuneiden ilmoittautumisen yhteydessä tai tapahtuman aikana luovutetut tiedot
  • Mahdolliset suoramarkkinointikiellot/ -suostumukset
  • Mahdolliset muut erillisellä suostumuksella kerätyt tiedot

Plehat Oy:n Asiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin tiedot koostuvat asiakkaiden ja asiakasyritysten perustiedoista, jotka ovat avoimesti saatavilla tai on saatu luottamuksella asiakkailta. Rekisterissä on henkilöiden osalta seuraavat tiedot: Nimi, Sukunimi, titteli/ tittelit, roolit/ omistukset yrityksissä, yhteystiedot ja asiakkuutta kuvaavia lisätietoja. Yritysten osalta rekisterissä on: Nimi, y-tunnus, osoitteet, yhteystiedot ja yhteyshenkilöt, yrityksen toimintaa kuvaavat saatavilla olevat taloustiedot ja asiakkuutta kuvaavat tarvittavat lisätiedot.

6.     Mistä saamme tiedot

Keräämme rekisteriimme tiedot passiivisin sekä aktiivisin menetelmin. Keräämme verkkosivuillamme vierailleista passiivisesti IP-osoitteen perusteella vierailevan rekisteröidyn yrityksen tai yhdistyksen tiedot sekä vierailun ajankohdan, sivustokäyttäytymisen ja vierailun keston. Kartutamme rekisteriämme myös aktiivisesti keräämällä yleisesti saatavilla olevaa tietoa yrityksistä erilaisilla yrityshakuun tarkoitetuilla ohjelmistoilla. Tallennamme rekisteriimme yritysten perustiedot markkinoinnin kohdistamista varten. Henkilötietoja keräämme aktiivisesti ainoastaan yrityksen avainhenkilöiden osalta. Täydennämme rekisteriämme puhelin ja sähköpostiviestinnän kautta saamallamme lisätiedolla.

7.     Kenelle luovutamme tietoja

Emme luovuta rekisteritietoja yrityksemme ulkopuolisille tahoille.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivien yritysten tarjoamia ohjelmistopalveluita, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille tiedot on tallennettu. Huolehdimme, että käytämme toiminnassamme apuna ainoastaan tietosuojasopimuksia kunnioittavia toimijoita.

Olemme ulkoistaneet henkilötietojesi käsittelyä yrityksen ulkopuolisille yrityksille, jotka sijaitsevat myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset käsitelevät henkilötietoja tarjotakseen esim. myyntiprosessin hallintaan ja markkinointiviestintään liittyviä tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa riittävästä tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU-U.S. – Privacy Shield – järjestelyllä, tai sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

8.     Miten suojaamme tiedot

Henkilötietoja sisältäviin kansioihin ja järjestelmiin on pääsy ainoastaan niillä työntekijöillä, joilla tehtävänsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kaikilla käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset tiedostoihin tai järjestelmiin, jotka sisältävät henkilötietoja. Tiedot sisältävät palvelin ja järjestelmät ovat suojattu palomuurein ja asianmukaisin salasanoin. Palvelin, jonne rekisteri ja sen varmuuskopiot ovat tallennettu, sijaitsee suljetussa tilassa, jonne vain asianmukaisilla nimetyillä henkilöillä on kulkuoikeus.

9.     Miten kauan säilytämme tietoja

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Henkilötiedot poistetaan rekisteristä, kun henkilötietoa rekisterissä omaava henkilö pyytää henkilötietojensa poistoa. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti voimassa olevan lainsäädännön huomioon ottaen.

Lisäksi huolehdimme, että rekisteri ei sisällä yrityksemme tarpeisiin nähden tarpeettomia, vanhentuneita tai virheellisiä tietoja. Tällainen tieto poistetaan rekisteristä.

10. Oikeutesi rekisteröitynä

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä, sinulla on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

11. Muutokset

Mikäli muutamme tietosuojaselostettamme, kirjaamme muutokset selosteeseen päivättyinä. Merkittävistä muutoksista rekisterissämme tiedotamme verkkosivuillamme www.plehat.com

Plehat Oy

Otakaari 5 A, Espoo

+358400775945

contact (at) plehat.com 

 

Y-Tunnus 2808435-7

ALV / VAT FI28084357

Verkkolaskutusosoite / OVT 003728084357

Välittäjätunnus Maventa 003721291126